POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ - EDOVLO

Date de dernière mise à jour: 2026-10-14

AVANT D'UTILISER NOTRE SITE WEB ET NOS APPLICATIONS, VEUILLEZ LIRE ATTENTIVEMENT NOTRE POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ.

1. INTRODUCTION

Le respect de votre vie privée est de la plus haute importance pour Edovlo. Cette politique de confidentialité décrit comment nous collectons, utilisons, protégeons et gérons vos renseignements personnels.

Cette politique s'applique aux sites web edovlo.ca et edovlo.com, ainsi qu'à l'application mobile Edovlo et tous ses services connexes (collectivement, la « Plateforme »).

Edovlo vise la conformité aux lois canadiennes et québécoises relatives à la protection des renseignements personnels, notamment:

• Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Québec) - RLRQ c P-39.1 • Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (Canada) - LC 2000, c5 (LPRPDE) • Loi 25 du Québec (Loi modifiant la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé)

2. MISES À JOUR DE CETTE POLITIQUE

Edovlo se réserve le droit de modifier cette Politique à tout moment pour assurer sa conformité avec la loi en vigueur, améliorer la protection des renseignements personnels, ou refléter les changements à la Plateforme.

Toute modification substantielle sera affichée sur edovlo.ca et edovlo.com avec la date de dernière mise à jour. Pour les Abonnés (garderies), les modifications importantes seront communiquées par courriel à support@edovlo.ca.

Nous vous recommandons de consulter cette Politique régulièrement pour rester informé des changements.

3. DÉFINITIONS

Aux fins de cette Politique, les définitions suivantes s'appliquent:

3.1 Abonné

Une garderie (personne morale ou entreprise) qui utilise Edovlo et paie les frais d'abonnement. L'Abonné est responsable de sa conformité aux obligations légales en matière de protection des renseignements personnels et doit obtenir les consentements nécessaires auprès des parents/tuteurs pour la collecte de données sur les enfants.

3.2 Administrateur de compte

Membre de la garderie (généralement un directeur) autorisé à administrer le compte Edovlo. Cela inclut: modification des informations du compte, ajout d'utilisateurs, gestion des paramètres de paiement, et toute opération liée à l'abonnement.

3.3 Utilisateurs autorisés

Parents, tuteurs, éducatrices et autres employés de la garderie autorisés par l'Administrateur de compte à accéder à Edovlo après que l'Abonné ait acquitté les frais afférents.

3.4 Renseignement personnel

Tout renseignement se rapportant à une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l'identifier. Cela inclut notamment: nom, prénom, date de naissance, adresse courriel, numéro de téléphone, adresse postale, informations de santé, allergies, photos, et adresse IP.

3.5 Profil utilisateur

Ensemble des renseignements personnels d'un Utilisateur autorisé (parents, éducatrices, enfants) retranscrit de manière structurée et accessible via la Plateforme.

4. RENSEIGNEMENTS PERSONNELS QUE NOUS COLLECTONS

Nous collectons uniquement les renseignements personnels nécessaires à la fourniture de nos services. La collecte varie selon les fonctionnalités utilisées par la garderie.

NOTE: Les types de données collectées sont maintenus et gérés par chaque Abonné (garderie) via la Plateforme selon ses besoins spécifiques. Edovlo traite ces données conformément à cette Politique.

Les catégories courantes de renseignements collectés incluent:

• Données des enfants (nom, prénom, date de naissance, infos santé, allergies, photos, présences) • Données des parents/tuteurs (nom, courriel, téléphone, adresse) • Données des éducatrices et personnel (nom, courriel, téléphone, horaires, rôles) • Données des directeurs/administrateurs (informations professionnelles, contact, facturation)

Selon les modules activés par la garderie, les renseignements suivants sont également traités:

• Données de facturation des parents et autres payeurs: nom, courriel, téléphone, adresse, lien avec l'enfant, part des frais à leur charge, mode de paiement choisi

• Contrats de garde: dates, jours de fréquentation, tarif, type de place (subventionnée ou non)

• Factures, avoirs, paiements, remboursements et soldes

• Données de paiement: les numéros de carte et de compte bancaire sont saisis directement auprès de notre fournisseur de paiement. Edovlo n'y a pas accès et ne les conserve pas. Edovlo conserve le nom de l'institution financière, les quatre derniers chiffres du compte, des identifiants techniques et l'état de chaque paiement

• Accords de débit préautorisé: date de signature, personne qui a enregistré l'accord, adresse IP et type d'appareil au moment de l'enregistrement

• Signatures électroniques: image de la signature, nom du signataire, date et heure, adresse IP, type d'appareil ou de navigateur, empreinte numérique du document signé

• Documents de suivi de l'enfant: fiches d'assiduité (présences et absences par jour), portraits périodiques (observations sur le développement de l'enfant), autorisations parentales (médicaments, soins d'urgence, droit à l'image) et rapports d'incident. Certains de ces renseignements sont sensibles, notamment ceux qui touchent la santé

• Journal des opérations de facturation: auteur, nature et date de chaque opération, adresse IP

5. PROTECTION DES MINEURS

Edovlo traite des renseignements personnels sur des enfants de moins de 18 ans. Ces données sont collectées par les garderies (Abonnés) qui sont responsables d'obtenir le consentement explicite et éclairé des parents/tuteurs ou des mineurs de 14 ans et plus avant de transmettre ces renseignements à Edovlo.

Les garderies doivent inclure dans leurs propres politiques de confidentialité les dispositions relatives à:

• Consentement parental pour la collecte et le traitement des données sur les enfants • Droit d'accès et de rectification des données • Durée de conservation des données après que l'enfant quitte la garderie

6. MODES DE COLLECTE

Les renseignements personnels sont collectés par les moyens suivants:

• Formulaires d'inscription et d'ajout de profils • Interaction directe avec l'application (présences, activités, notes, etc.) • Téléchargement de fichiers (photos, documents) • Communications via messagerie ou forums internes à Edovlo • Fichiers journaux et cookies (voir section 9) • Contrats et correspondances

• Signature tracée à l'écran dans l'application ou le portail web • Formulaires sécurisés de notre fournisseur de paiement • Déclarations de paiement faites par les parents dans l'application

7. CONSENTEMENT

7.1 Consentement des utilisateurs

Votre consentement à la collecte, à l'utilisation et à la communication de vos renseignements personnels doit être manifeste, libre et éclairé, et donné à des fins spécifiques.

En utilisant Edovlo, vous consentez à ce que vos renseignements personnels soient collectés, utilisés et traités conformément à cette Politique.

7.2 Responsabilité des Abonnés (garderies)

Chaque Abonné est responsable de sa conformité aux obligations légales en matière de protection des renseignements personnels. Cela comprend:

• Obtenir le consentement explicite des parents/tuteurs pour la collecte de données sur les enfants • Obtenir le consentement des éducatrices et du personnel • Établir sa propre politique de confidentialité • Déterminer les mesures de protection des renseignements personnels • Permettre aux personnes concernées d'exercer leurs droits • Notifier Edovlo de tout manquement aux obligations légales

8. FINALITÉS DE TRAITEMENT

Nous utilisons les renseignements personnels aux fins suivantes uniquement:

• Fournir et améliorer les fonctionnalités de la Plateforme (gestion des présences, dossiers, activités, communication)

• Identifier un utilisateur et assurer l'authenticité de l'identification

• Offrir un soutien technique et des formations • Permettre à un utilisateur d'effectuer des opérations sur la Plateforme

• Envoyer des bulletins, mises à jour, nouvelles et offres spéciales

• Détecter et prévenir les utilisations frauduleuses ou non autorisées

• Maintenir la sécurité, l'intégrité et le fonctionnement optimal de nos systèmes

• Respecter les obligations légales et réglementaires

• Protéger nos intérêts commerciaux légitimes

• Produire et transmettre les factures, avoirs et reçus de la garderie, suivre les paiements et les soldes

• Permettre le paiement en ligne des frais de garde et la mise en place de débits préautorisés

• Faire signer des documents et conserver la preuve de ces signatures

• Envoyer des notifications et des rappels liés à ces documents et à ces factures

• Transmettre des fiches d'assiduité signées au bureau coordonnateur, à la demande de la garderie

• Préparer les données servant aux relevés fiscaux de la garderie

9. GOUVERNANCE ET SÉCURITÉ

9.1 Mesures de sécurité

Edovlo met en place des mesures physiques, technologiques et administratives raisonnables pour protéger vos renseignements personnels:

• Protocole SSL/TLS pour chiffrement des données en transit

• Chiffrement des mots de passe avec hachage unidirectionnel

• Contrôle d'accès restreint basé sur les rôles (RBAC)

• Pare-feu (firewalls) et segmentation de réseau

• Sauvegardes automatiques et redondance des données

• Certificats numériques valides

• Monitoring continu et détection d'anomalies

• Destruction systématique des données obsolètes

• Protection maximale par défaut

• Chiffrement au repos des signatures, des portraits périodiques et des contenus personnels sensibles

• Cloisonnement des données par garderie: un utilisateur n'accède qu'aux données de sa garderie

• Documents PDF (factures, fiches, autorisations) servis uniquement par des accès protégés

9.2 Responsabilité du personnel

Chaque employé d'Edovlo qui utilise des renseignements personnels est lié par des obligations de confidentialité, a reçu une formation adéquate, et n'a accès qu'aux renseignements nécessaires à sa fonction.

10. PARTAGE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

10.1 Partage avec Sous-traitants

Edovlo peut communiquer des renseignements personnels à des Sous-traitants (fournisseurs de services) qui nous aident à fournir nos services:

• AWS (Amazon Web Services): hébergement des photos et contenus multimédias sur serveurs au Canada • VPS Canada: stockage de la base de données

Tous les contrats avec les Sous-traitants obligent ceux-ci à utiliser seulement les renseignements nécessaires, s'abstenir de divulgation sans consentement, mettre en place des mesures de sécurité rigoureuses, nous notifier immédiatement en cas d'incident, et détruire les renseignements à la fin du contrat.

• Google Firbase Utilisé uniquement pour l'envoi technique des notifications push.

• Stripe: traitement des paiements par carte et par débit préautorisé pour le compte de la garderie. Stripe reçoit les renseignements nécessaires au paiement (nom et courriel du payeur, montant, coordonnées de carte ou de compte saisies dans ses formulaires). Stripe peut traiter et conserver ces renseignements à l'extérieur du Québec, notamment aux États-Unis.

• Fournisseur d'envoi de courriels: acheminement des courriels envoyés par la Plateforme (factures, rappels, documents).

10.2 Partage avec autorités légitimes

Nous pouvons communiquer des renseignements personnels si requis par ordonnance judiciaire ou mandat valide. Nous refuserons d'y donner accès si la demande n'est pas juridiquement contraignante, et informerons les Abonnés de toute demande légale.

10.3 Aucun partage avec tiers

Sauf tel que décrit dans la présente section, et sauf les communications que la garderie demande elle-même (article 10.4), les renseignements personnels ne sont pas transmis à d'autres tiers.

10.4 Communications faites à la demande de la garderie

À la demande de la garderie, Edovlo transmet par courriel des fiches d'assiduité signées à son bureau coordonnateur, à l'adresse que la garderie a indiquée. Ces fiches contiennent le nom de l'enfant et de ses parents, les présences et absences de la période, les signatures et, le cas échéant, les paiements de la période. La garderie décide de cette communication et en demeure responsable. Une fois le courriel remis, le destinataire est responsable de l'usage qu'il fait de ces renseignements.

Lorsque plusieurs payeurs se partagent une même facture, chacun voit sur cette facture le nom des autres payeurs et la part de chacun.

11. CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Nous conservons les renseignements personnels seulement pour la durée nécessaire à réaliser l'objet pour lequel ils ont été collectés, aux fins de conformité légale et pour protéger nos intérêts commerciaux légitimes.

11.1 Conservation selon le statut de la garderie

• Tant que la garderie utilise Edovlo: Conservation pendant toute la durée de l'abonnement actif

• Après arrêt/résiliation de l'abonnement: Conservation 90 jours pour permettre la récupération, support ou conformité légale

• Après 90 jours: Suppression définitive de tous les renseignements personnels

11.2 Exceptions techniques

Bien que nous supprimions les renseignements personnels après 90 jours, pour des raisons techniques, certaines traces de votre utilisation peuvent demeurer dans nos systèmes, notamment:

• Journaux de connexion: conservés à des fins de sécurité et d'audit • Copies de sauvegardes: conservées pour la récupération de données • Fichiers temporaires: supprimés dès qu'ils ne sont plus nécessaires

11.3 Documents financiers et documents signés

Les factures, paiements, accords de débit préautorisé et documents signés sont conservés aussi longtemps que la garderie utilise Edovlo, puis supprimés selon l'article 11.1. La garderie est tenue par la loi de conserver certains de ces documents plus longtemps: elle doit en garder ses propres copies, qu'elle peut télécharger depuis la Plateforme.

Notre fournisseur de paiement conserve les renseignements liés aux paiements selon ses propres obligations légales, indépendamment d'Edovlo.

12. COMMUNICATIONS ÉLECTRONIQUES ET LOI ANTI-POURRIEL

Edovlo se conforme aux exigences de la Loi canadienne Anti-Pourriel (LCAP) et peut envoyer des bulletins, mises à jour, nouvelles et offres spéciales concernant nos produits et services.

Pour vous désinscrire de notre liste d'envoi de communications électroniques:

• Cliquez sur le lien de désabonnement dans chaque message électronique; ou Contactez-nous à support@edovlo.ca avec l'objet « Désabonnement »

Les messages liés au service (factures, confirmations et refus de paiement, rappels de signature, avis de facture en retard, documents à signer) ne sont pas des messages promotionnels. Ils sont envoyés tant que le compte est actif et ne peuvent pas être désactivés par le lien de désabonnement.

13. COOKIES (FICHIERS TÉMOINS)

13.1 Définition

Un cookie (fichier témoin) est un petit texte envoyé par un serveur à votre navigateur. Les cookies permettent de faciliter votre navigation et d'améliorer notre service.

13.2 Types de cookies utilisés par Edovlo

• Cookies techniques: faciliter navigation, mémoriser préférences • Cookies de sécurité: jetons de connexion sécurisés et à durée limitée • Pas de cookies analytiques ou publicitaires

13.3 Gestion des cookies

Vous pouvez configurer votre navigateur pour refuser les cookies. Cependant, si vous refusez les cookies essentiels, vous ne pourrez pas utiliser certaines fonctionnalités de la Plateforme.

14. NOTIFICATION EN CAS DE BRÈCHE DE SÉCURITÉ

Si l'intégrité, la confidentialité ou la sécurité de vos renseignements personnels est compromise, Edovlo s'engage à:

• Vous en informer sans délai par tous les moyens disponibles • Vous fournir une description de la brèche et de ses impacts potentiels • Prendre les mesures nécessaires pour rectifier la situation

15. VOS DROITS

15.1 Droits des Utilisateurs autorisés (parents, éducatrices, enfants)

Si vous êtes un Utilisateur autorisé (parent, éducatrice, enfant), vos demandes doivent d'abord être adressées à votre garderie. Vous pouvez modifier votre Profil utilisateur directement dans Edovlo si votre garderie l'autorise.

Les demandes d'accès, de rectification ou de suppression portant sur une facture, un paiement ou un document signé doivent être adressées à la garderie, qui en est responsable. Les renseignements de carte ou de compte bancaire étant détenus par notre fournisseur de paiement, la garderie ou Edovlo vous indiquera comment exercer vos droits auprès de lui.

15.2 Droits des Administrateurs de compte (directeurs de garderie)

Droit d'accès: Accéder à vos renseignements via la Plateforme ou en contactant support@edovlo.ca avec l'objet « Accès à mes données »

Droit de rectification: Corriger vos renseignements en contactant support@edovlo.ca avec l'objet « Modification de mes données »

Droit de suppression: Demander la suppression en contactant support@edovlo.ca avec l'objet « Suppression de mes données »

Droit de portabilité: Obtenir vos renseignements en format numérique

Droit d'opposition: Vous opposer au traitement en contactant support@edovlo.ca

Délai de réponse: 30 jours ouvrables

16. NOUS CONTACTER

Pour toute question, demande ou plainte concernant cette Politique de confidentialité, veuillez nous contacter:

Edovlo

Email: support@edovlo.ca

Téléphone: +1 (438) 876-2871

Sites web: www.edovlo.ca | www.edovlo.com

17. ACCEPTATION

En utilisant Edovlo, vous acceptez les termes de cette Politique de confidentialité. Si vous n'acceptez pas ces conditions, veuillez cesser l'utilisation du service.